งานวิชา เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร

1.              การบริหารงานเอกสารหมายถึงอะไร

ตอบ  การบริการงานเอกสาร  (Records management) หมายถึง  การดำเนินงานเอกสารให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามลำดับขั้นตอนคือ  การวางแผน  การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร  การกำหนดระบบการจัดเก็บเอกสารการเก็บรักษา  การควบคุมงานเอกสารและการทำลายเอกสารจึงมีความสัมพันธ์กับเอกสารทุกขั้นตอนตามวงจรเอกสาร (Records cycle)  โดยเริ่มจากการสร้างเอกสาร (Created)  การจำแนกเอกสารและการนำไปใช้ (Classified and utilization)  การจัดเก็บเอกสาร (Stored)  การนำกลับมาอ้างอิงเมื่อจำเป็น  (Retrieved when necessary)  ตลอดจนการเก็บเอกสารกลับคืนหรือ  ทำลายเอกสาร (Returned to storage or destroyed)  จึงจำเป็นที่จะต้องหามาตรการที่เหมาะสมมาใช้กับขั้นตอนทั้ง  5  ขั้นตอน  วงจรเอกสาร  ในสหรัฐอเมริกาได้วิจัยต้นทุนการผลิตและการเก็บเอกสารพบว่ามีมูลค่าประมาณ 10-40 % ของต้นทุนในงานสำนักงาน  ถ้าสามารถบริการงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้วจะทำให้ต้นทุนด้านนี้ลดลงได้

2.            จงบอกประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสารมาพอเข้าใจ

  ตอบ  1. สามารถทำงานและการค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว และถูกต้องมากขึ้น   

           2. ประหยัดเวลาในการคัดแยกเอกสาร โดยรายละเอียดส่วนใหญ่ถูกบันทึกลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเครื่องสแกนเนอร์   

            3. สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ   

            4. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารไว้ในตู้ แฟ้ม กระดาษ   

             5. เพิ่มประสิทธิภาพในระบบจัดเก็บเอกสาร โดยจัดเก็บในรูปแบบของเอกสารอิเลคทรอนิคส์ ในระบบคอมพิวเตอร์  

              6. ผู้ใช้ระบบสามารถเรียกค้นการเอกสารได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง   

              7. ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ ลดความซ้ำซ้อนในการเก็บเอกสาร     

3.            จงอธิบายขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารมาพอเข้าใจ

ตอบ  1. การเตรียม คัดแยก จัดเอกสาร      

         2. การสร้างโครงสร้างในการจัดเก็บเอกสาร      

         3. การสแกนเอกสาร      

         4. การปรับแต่งเอกสารในเครื่องสแกน      

         5. การตรวจสอบคุณภาพของเอกสาร      

         6. การนำเอกสารเข้าระบบเข้าสู่เครื่องระบบซอฟท์แวร์      

         7. การจัดเอกสารต้นฉบับในสภาพเดิม      

4.            ขั้นตอนการบำรุงรักษาระบบการจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง

ตอบ   1.การเก็บในระหว่างปฏิบัติ  เป็นการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จก็ถือว่าอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติหรือ    ของผู้ที่รับเรื่องไว้

          2.   เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว  ผู้เก็บต้องทำหลักฐานการเก็บหรืออาจโอนเอกสารไปแยกเก็บไว้ต่างหาก  เพื่อประหยัดต้นทุนในการเก็บรักษา

 

   5.   วิธีการทำลายเอกสารมีรูปแบบอย่างไร

 ตอบ  เอกสาร  เมื่อหมดความจำเป็นที่จะต้องเก็บรักษาไว้ก็ควรจะทำลายไม่ปล่อยทิ้งไว้   แต่การทำลายต้องมีหลักเกณฑ์  ต้องควบคุมกันอย่างรัดกุม  นับตั้งแต่เริ่มขนย้ายไปจนกระทั่งการทำลายเสร็จ  มิฉะนั้นอาจเกิดความเสียหายตามมา  คือ  ความลับรั่วไหล  เอกสารสำคัญถูกทำลายโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์และเอกสารอาจถูกทำลายโดยเจตนา   ขั้นแรก  ต้องทำเรื่องของอนุมัติจากผู้บริหารว่าจะทำลายเอกสารนั้น  ๆ  แล้ว  จะได้ไม่เป็นการทำลายเอกสารโดยพลการ  นอกจากนี้เวลามีคดีอะไรเกิดขึ้นภายหลังก็สามารถอ้างได้ว่ารับคำสั่งมา   ขั้นที่สอง  ตั้งคณะกรรมการขึ้นมาพิจารณาเอกสารที่จะทำลายโดยให้ผู้รับผิดชอบและเจ้าของอกสารมาร่วมพิจารณาพร้อม ๆ  กัน  ตัวแทนจากส่วนกลางและนักกฎหมายจะช่วยตัดปัญหาการทำลายเอกสารโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์ได้ ขั้นที่สาม  หลังจากที่แน่ใจว่าเอกสารใดทำลายได้ก็จะเป็นขั้นตอนทำลายเอกสาร  ซึ่งจะต้องควบคุมการทำลายตั้งต้นจนจบ  เพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายอย่างอื่นตามา   เช่น  ไม่ปรากฏข้อความใด ๆ  หลงเหลือให้ใครนำไปใช้ประโยชน์ได้อีก   ขั้นสุดท้าย  เมื่อเอกสารถูกทำลายเรียบร้อยแล้วก็ควรทำรายงานเพื่อเสนอต่อผู้บริหารเก็บไว้เป็นหลักฐานต่อไป